Sekretariatsorganisation und Assistenz – Du unterstützt das Tribe Management im Tagesgeschäft, führst Wiedervorlagen, koordinierst selbstständig Termine mit internen und externen Teilnehmern und bereitest wichtige Entscheidungen vor
Meeting- und Veranstaltungsmanagement – Du planst, organisierst und rechnest Meetings und Team-Events professionell ab – von der Einladung bis zur Nachbereitung
Reisemanagement und Zeitwirtschaft – Du koordinierst Dienstreisen gemäß Reiserichtlinie, übernimmst die Abrechnung und fungierst als Zeitwirtschaftsbeauftragte
Beschaffung und Rechnungswesen – Du bestellst Büro- und Gebrauchsmaterial und bearbeitest die zugehörigen Rechnungen
Zentrale Ansprechperson und Sonderaufgaben – Du bist die erste Anlaufstelle für alle organisatorischen Themen, treibst selbstständig Themen voran und priorisierst eigenständig im Rahmen des selbstorganisierten Arbeitens
Vertragsmanagement – Du übernimmst die Verwaltung und Pflege von Verträgen und behältst Fristen und Verlängerungen im Blick
Stakeholder-Koordination und Innovation – Du bist zentrale Schnittstelle zu Tribe Circle, Vorstandssekretariat, Chapter Leads und weiteren agilen Rollen, nutzt KI-Tools wie AllianzGPT zur Effizienzsteigerung und bringst kontinuierlich Ideen zur Prozessoptimierung ein

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung im Bereich Assistenz/Sekretariat
Sehr eigenverantwortliche, ergebnisorientierte und strukturierte Arbeitsweise mit Überblick auch in komplexen Situationen
Professioneller Umgang mit allen Office-Anwendungen (PowerPoint, Excel, Word, Outlook, Teams)
Tool-Kenntnisse: Jira und Confluence
Agile Vorerfahrung oder starkes Interesse an agilen Arbeitsweisen
KI-Affinität und Experimentierfreude mit neuen Technologien

Personal Assistent (m/w/d)